導入前の課題

紙で承認フローを回すケース

①物品購入や出張申請、契約書決済など承認が必要な書類を作成し出力
②申請者から上司、総務、最終決済者までの印鑑での承認フローを経て決済が確定
③決済確定後は印鑑の揃った書類を申請者に戻す
④別途、社内保管用に書類のコピーをとりファイリング

紙を利用した申請書承認フローの大まかな流れ(一例)

以上のようなケースが考えられます。

遅延ポイント

紙への捺印を必要としているため、申請者が申請書を作成した後に
捺印をする必要がある各担当者の外出/出張などで申請フローが止まってしまう場合や
繁忙期に書類自体が埋もれてしまってしまうリスクもありました。
提出した内容についての話し合いよりも、担当者の確認を待っている状態に
ほとんどの時間を費やすケースが少なくないかと思います。

また、申請書類の提出後はどこ検討がされているかが提出者に分からず
関係者に進捗を確認して回ったり差し戻しがあった際に、付箋で補足コメントをつけ提出し直すなど
「承認プロセスを回すために作業を行なう」というネックがありました。

レキサスの運用改善プラン

実際にkintoneの効果を実感できるのは
承認作業そのものではなく「通知」する機能にあります。

kintoneでは、プロセス担当者が変更になる度に通知を行なう設定ができ
メール通知やモバイルアプリを通して、オフィス内の自席を離れている場合にも
&ltリアルタイムで申請が届いたことがわかります。
また、書類の内容に不備があった場合に、差戻しや一部の訂正依頼をコメント機能を
使ってリアルタイムでコミュニケーションがとれるため
申請者も承認者も素早く承認プロセスを進めることが出来るようになります。

また、もしすぐに確認できない場合も「自分が確認しなければいけない内容」は
kintoneのトップページに表示され続けるため書類が埋もれるリスクは軽減されます。

今回は稟議書などの申請書のケースをご紹介しましたが、プロセス管理を使うと
依頼者⇒マネージャー⇒作業者など、社内作業依頼アプリを作成するなど
チームをまたいだ連携が必要な時にもリアルタイムでのコミュニケーションが図れるようになります。

導入機能

①申請したい内容をアプリに入力
②申請者から上司、総務、最終決済者まで、それぞれのユーザーがボタン一つで決済が確定
③決済確定はkintone上で申請者に通知
※kintoneに申請内容が保存されるのでコピーは不要

以上、一部自動化することで申請フローの改善が図れます。

kintoneを利用したプロセス機能の大まかな流れ(一例)