導入前の課題

沖縄県浦添市で活動する「沖縄県学童・保育支援センター」は沖縄の子育て環境を良くしたいというビジョンで活動しているNPO法人です。待機児童の問題解消、保育や放課後児童クラブ(以下、学童保育)のノウハウの共有、市町村や県の事業と現場のマッチングをミッションに、学童保育の現場と行政を繋ぐパイプとなって沖縄県の子育て現場を支えています。多岐にわたる活動のなかでは大小様々な業務が発生するため、業務を効率化させる方法を日々模索していました。今回は、年間150回を超えるセミナー開催に発生する業務を手作業からモバイル機器での作業に変えることで業務効率の改善を図れないかとご相談いただきました。 サイボウズの提供する「NPOプログラム」を活用してkintoneの導入を行い、実際の業務に合わせたアプリの作成は、レキサスkintoneチームが実装を担当することになりました。

レキサスの運用改善プラン

レキサスの運用改善プランでは、先に大枠の要件をお伺いしてからすぐにプロトタイプを作成します。
お客さまも動くシステムに触れながら細かい所のブラッシュアップを行なえたので、
常に利用方法とシステムの擦り合わせを行ないながらか開発を進めました。

導入機能

出席管理業務をQRコード読み込みで改善

今までの受付業務では、セミナー開催時の出欠確認を紙に記録し、セミナー開催後にPCに入力していくという2回の作業が発生していました。
今回導入したkintoneのカスタマイズでは、受講者に発行する受講票に識別用のQRコードを添付することで、
出欠記録を保存できるようになりました。

これにより、2人で行なっていた受講の参加受付業務が1人で対応可能となり、人員に余裕がうまれました。
作業削減というメリットのほかにも受講情報をクラウド上に保管・共有することで、各会場に書類を持ち込み、
参加者の受付の際に書類の束から照会する手間も削減することができました。

「kintoneを導入したことで受付時の作業がスムーズになり、
今まで会場に持ち込んでいた個人情報の露出リスクが防げることで、作業的にも気持ち的にも楽になりました。」(研修業務責任者・塩村さま)

オフィス⇄現場でリアルタイム連携し電話の手間をカット

セミナー開催ごとの各受講者の個別の情報は付箋紙などで貼付けていたため、
いままでは紙情報による共有が難しかったのですが、kintoneに移行してからは、
コメントで個人情報に紐づけた情報を保存できるので、簡単に照合できるようになりました。

また、受講者から出席や欠席、又は別会場での受講の連絡がセミナー直前に入ることがあり、
事務所から会場への伝達の時間的ギャップが生じる等の課題がありました。
しかし、kintoneを利用することで、受付業務のメンバーが手を止めることなくリアルタイムに受講者からの連絡事項を共有することができるので、情報共有がスムーズになりました。
kintoneのコメント機能では連絡事項を個人の情報に紐づけられるので、あとから受講者のプロフィールを参照する時にも確実に情報を共有できるようになりました。

アンケート項目をkintoneで作成し、フォームブリッジで外部公開

セミナーの受付業務のほかに、調査事業として数千件規模のアンケートの作成・回収・集計の業務もあります。アンケートは紙で回収しているため、数千件のデータを打ち込む業務が発生しており、調査事業の度に膨大な入力業務と集計業務が発生していました。

そこで、アンケートの打ち込みと集計の業務改善を行なうために、kintoneとフォームブリッジを利用しました。結果的には、アンケート業務の20%ほどをWEBで回収することが出来たため、WEBフォーム上での回答がそのままkintoneで保存されることで入力作業が軽減されました。また、kintoneに保存された情報は簡単に集計しグラフ化することが出来るため、表計算ソフトよりも手軽に集計結果のレポートの作成を行なうことが出来るようになりました。

クライアントからのコメント

「今回は学童保育のセミナーでの利用でしたが、他にも保育部門でのセミナーなどでも活用できればと思ってます。」(塩村)
「kintoneを触り始めてから、作ってもらったアプリの他の利用方法に期待を持っています。集計系の利用方法をもっと知りたいです。」(池間)
「QRコードのリーダーのみであれば価格は抑えられたのですが、受講者の情報と連携したり集計したりの機能が揃っているので、結果的にkintoneを導入して良かったです。1ヶ月ほどの開発期間を見込んでましたが、1週間程度でプロトタイプが出来上がったので速くて驚きました。試しに使っていく中での修正もすぐに対応していただきありがとうございます。」(二宮)
「開発運用を進める時にメールではなくkintone内のスレッドやFAQアプリを作成し、コメント機能を活用しながらやり取りできたのが簡単でした。kintoneだと具体的なレコードから通知が飛ばせるので、どのアプリのどんな要件なのかが通知だけで分かるのが便利です。」(堀川)

現在でも、受付業務に限らず他の業務向けのアプリも作成されるなど、職員自らでアプリ作成を行って業務改善が進んでいます。