業務改善クラウドの導入サポートなら

LEXUES kintone

098-921-3800担当:安谷屋(あだにや)、當眞(とうま)

受付時間 10:00〜18:00 ※土日祝日除く

業務改善クラウドの導入サポートなら

LEXUES kintone

導入のご相談など気軽にどうぞ

098-921-3800

担当:安谷屋(あだにや)、當眞(とうま)

受付時間 10:00〜18:00 ※土日祝日除く

close
open

ユースケース

Use Case

< 一覧へ戻る

プロセス管理で稟議書承認スピードを5倍に!

申請書類の承認完了まで時間がかかる。社内のプロセスがいまどこで止まっているのかわからない。

※タイトルは自社稟議書アプリ導入時の実績です

稟議書をはじめとして、社内での複数の承認が必要な申請書類のケースでは
kintoneのプロセス管理機能を活用することでスムーズな承認フローを作ることができます。

紙で承認フローを回すケース

紙を利用した申請書承認フローの大まかな流れ(一例)

①物品購入や出張申請、契約書決済など承認が必要な書類を作成し出力
②申請者から上司、総務、最終決済者までの印鑑での承認フローを経て決済が確定
③決済確定後は印鑑の揃った書類を申請者に戻す
④別途、社内保管用に書類のコピーをとりファイリング

以上のようなケースが考えられます。

遅延ポイント

紙への捺印を必要としているため、申請者が申請書を作成した後に
捺印をする必要がある各担当者の外出/出張などで申請フローが止まってしまう場合や
繁忙期に書類自体が埋もれてしまってしまうリスクもありました。
提出した内容についての話し合いよりも、担当者の確認を待っている状態
ほとんどの時間を費やすケースが少なくないかと思います。

また、申請書類の提出後はどこ検討がされているかが提出者に分からず
関係者に進捗を確認して回ったり
差し戻しがあった際に、付箋で補足コメントをつけ提出し直すなど
「承認プロセスを回すために作業を行なう」というネックがありました。

kintoneのプロセス機能

kintoneを利用したプロセス機能の大まかな流れ(一例)

①申請したい内容をアプリに入力
②申請者から上司、総務、最終決済者まで、それぞれのユーザーがボタン一つで決済が確定
③決済確定はkintone上で申請者に通知
※kintoneに申請内容が保存されるのでコピーは不要

以上、一部自動化することで申請フローの改善が図れます。

フローの改善点と遅延の防止

上記の申請ステップを見る限り、各関係者の作業については
承認の作業が印鑑からウェブ上に変化しただけのように見えます。

しかし、実際にkintoneの効果を実感できるのは
承認作業そのものではなく「通知」する機能にあります。

kintoneでは、プロセス担当者が変更になる度に通知を行なう設定ができ
メール通知やモバイルアプリを通して、オフィス内の自席を離れている場合にも
リアルタイムで申請が届いたことがわかります。
また、書類の内容に不備があった場合に、差戻しや一部の訂正依頼をコメント機能を
使ってリアルタイムでコミュニケーションがとれるため
申請者も承認者も素早く承認プロセスを進めることが出来るようになります。

また、もしすぐに確認できない場合も「自分が確認しなければいけない内容」は
kintoneのトップページに表示され続けるため書類が埋もれるリスクは軽減されます。

今回は稟議書などの申請書のケースをご紹介しましたが、プロセス管理を使うと
依頼者⇒マネージャー⇒作業者など、社内作業依頼アプリを作成するなど
チームをまたいだ連携が必要な時にもリアルタイムでのコミュニケーションが図れるようになります。

業種から探す

導入規模から探す

利用用途から探す

関連ユースケース