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書類を探す時間を減らす!kintoneでの契約書管理の事例

こんにちは、kintoneチームの當眞です。

今回はレキサス管理部門の業務を軽減させた
kintoneアプリを利用した、契約書の管理方法をご紹介をします。

紙ベースの契約書保管は確実。(しかし、便利ではない)

受託開発・準委任契約・自社サービスの提供・NDA(秘密保持契約)など
さまざまな形式の契約書を膨大に抱え、ファイルリングで保管しているケースは多いのではないでしょうか?
確実に保管することを達成できていることは基本だと思いますが

必要な時に必要な契約書をすぐに取り出すことは出来ているでしょうか。
管理部門や法務のスーパースタッフがいる場合は、時期や契約形式や担当者などをヒントに
的確なファイルを取り出して、すぐに契約書を取り出してくれる場合もあるとは思います。

しかし、そんな記憶力が良いスーパースタッフの頭の中のインデックスに頼り切ってしまうと
契約に関わる情報が俗人化してしまい、担当者の休暇の時や、休職・退職の時に
引き継ぎができなくなるリスクを抱えてしまいます。

ファイル保管は安全で確実ですが、便利に使うこと出来ないことが
業務効率化を阻む壁となってしまいます。

ペーパーレス化の鍵は検索機能にあり!

kintoneでは、添付したファイルがword形式やExcel形式、テキストデータを含むPDFファイルも
全文検索にヒットするため、すぐに欲しい契約書を取り出すことが出来ます。

いままでは、ローカルファイルや共有サーバなどから検索したり
知ってそうなメンバーに確認するなど、不確定要素モリモリ()な検索を使っていたとしても
kintoneで対象のアプリでサクッと検索して、欲しい書類にたどり着くことが出来ます。
共有サーバの検索条件でうまく引っかからなかったり
そもそも知ってそうなメンバーがわからない・・などの不確定要素がある

クラウド管理で書類作成時間にも効果あり

弊社でも顧問弁護士に確認していただいた実績のあるひな形を、契約書毎に準備していますが
当然、ひな形だけでは全ての案件をカバーすることはできません。

クライアントの要望にあわせて文言を変更するときに、過去に自社で実績のある文言を利用すればことはスムーズに運びます。
つまり、過去の書類から今回のお手本となるものをすぐに見つけることが出来れば
ひな形の変更もすぐに対応できるため、探す手間と時間をカットことに繋がります。

さらに、忙しそうな先輩に声をかける心的コストも無くなりますね!

(若手写真や中途入社のメンバーが特に重宝する利用方法ですね)

期日通知(リマインド)で契約書の管理を確実に

kintoneの期日設定を活用することで契約書の管理をより確実に行なうことが出来ます。
たとえば「送付した契約書が契約先から◎◎日間返送されない」という通知設定を行なったり
「契約期限が決められている契約書の期日が○○日後に迫っています。」という通知など
管理部門と契約担当者が共通で認識しておくべきことが自動で通知されます。

どの組織でも管理しているであろうこれらの業務ですが、自動の通知と完了まで通知が残る設定をすることによって
個人の記憶力に頼らずに漏れや遅延の発生をより確実に防ぐ効果があります。

契約書に関する業務の進行をツールで見える化

今回は、弊社の事例を紹介させていただきました。

kintoneの基本的な機能「ファイルの中身を含めた検索機能」と「期限通知」のみで
ファイルの山から書類を探す手間と、ファイルの山から作成書類のお手本を探す手間が省けます。
探している時間を削ることで、肝心の書類を作成する時間に集中できますので
小さな業務の効率化を積み重ねて、業務の効率化に繋げられたらと思います


メンバー同士の情報交換をスムーズに!

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